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金方策观点
简单、高效、免费的小企业文件管理方法
来源:中普咨询 点击数:2252 字体大小:
     建立起完善的企业管理规章制度是小企业规范化管理的重要标志,这些规章制度就是员工的工作标准,是员工行为考核的依据。在我们的咨询实践中,发现小企业对制度文件的管理一般是采用下发纸质文件的方式,这种方式存在很多弊端,早已经out了!信息化时代要善于使用信息化工具,OA办公自动化软件就能很好的解决这个问题。我们的客户都是小企业,小企业自然有小企业的思维和角度,OA是个好东西,可上这个东西要花几万元钱啊!还有,花钱上了软件,要是用不好怎么办?为此,金方策咨询向小企业提供一种简单、免费的制度文件信息化管理方法。
     一、虽然是小企业,你的企业总得有个网站吧!如果连个网站都没有的话,那就别往下看了!
     二、进入网站管理后台,添加一个一级栏目,比如“管理标准”、“管理制度”等,根据企业文件体系的结构,可以再建几个二级栏目,比如“人事管理”、“行政管理”等等,并且要对这些栏目选择加密管理,这是很重要的。
     三、 网站上 “企业简介”、“新闻资讯”等栏目是点击就能打开里面的内容的,但点击新增加的“管理标准”这个栏目却要求输入用户名和密码。所有企业的内部制度对外都是保密的,这是企业的无形资产,咱们小企业小归小,但与大企业有一样的自尊和“人格”,所以我们也是加密的,不让外人看到。
     四、点击“注册”注册会员,根据你企业的需要,可以注册一个用户,也可以注册多个,金方策咨询建议分职位注册用户名,比如总监级、经理级、主任级等等。
     五、进入网站后台,把企业的规章制度用新闻稿子的格式分类别上传到网站上,在网站页面上看到的效果是这样的:
     六、点击打开制度,比如《员工手册》,就会看到制度文件的内容了
    七、很多小企业管理制度倒是弄了不少,可员工执行制度的情况很不理想,这是为什么呢?这在小企业是一个很普遍的现象,是由很多综合因素造成的,我们认为制度拟定的不科学不规范是一个根本的原因。在小企业,制度一定要简单些,需要什么就写什么;在内容上要注意流程化,要善于使用表单管理。所以,制度中涉及到的表单在文件最后一定要列出来。
    八、管理表单要求统一格式,使用的时候随手即可获取,所以,企管部在上传文件的时候,要把提前拟定好的表单以附件的形式上传。这样选择准备使用的表单,点击就可以下载使用了。
    以上八步简单吧?公司员工输入用户名和密码,就可以进入网站很方便的查看制度文件,制度中的表格需要时也可以方便的点击下载。如果是在会议中或者出差在外,用你的智能手机也一样能登陆企业网站查询你所需要的文件。
     曾经有个客户提出过一个问题,有没有办法让公司的员工只能查看却不能复制下载文件的内容呢?小企业员工流失率比较大,总不能走一个员工就改一次密码吧!这也很简单,在后台简单设置一下就可以了,点击网站页面会出现这个提示框:
     以上是一个通过网站,简单、高效、免费的解决企业制度文件管理的办法,非常适用于小微企业。当然,这只是个权宜之计,小企业规范化管理提升过程中是离不开信息化工具支持的,文件管理最好的工具就是OA办公自动化软件,当然,文件管理也只是OA功能和价值的很小的一部分。
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